ビジネスメール ~学生リーダーに送る5つのポイント

日記・学び・考え・出来事

学生の国際交流プログラムのお手伝いをしている団体では、高校生・大学生が海外派遣して終わりではなく、帰国後も派遣経験者としてネットワーク組織をつくり受入のサポートや自主活動をすることで、社会人基礎力やリーダーシップ力などを身につけられるような仕組みづくりをしています。

今、幹事と呼ばれる学生たちは、大学生と高校生が合同で合宿に行くための計画を練っています。昨年までは、都内で合宿をしていたところを今年は数年ぶりに地方へ遠征することになりました。

そこで、団体で取引のある旅行代理店さんを紹介したのですが、メールの送り方もスキルなんですね。

外部にメールすることに慣れていなかったようで、改めていくつかお願いをしました。

1.簡潔に書く 

ポイントは3つ

  1. 言い切る :~ご連絡させていただきたいと考えております。→ご連絡させていただきます。
  2. 重要な順番で書く。
  3. 必要以上に謝らない。:大変申し訳ございません・大変恐縮ですが・二転三転してしまい申し訳ございませんが →最初か最後に1回だけで十分。

学生から社会人にメールを送ることになれていないと、遠回しな言い方やあやふやな言い方をし易いのですが、口語でも語尾が増えると伝わりにくくなります。文章では文字量が多くなるとポイントを掴むのが難しくなり、読み飛ばされてしまいます。

2.署名を入れる

文書の最後に 名前(フルネーム)、メールアドレス、電話番号 を入れてください。

住所まで入れろとは言いませんが、メールで分かりづらい内容については すぐに電話で確認ができるように、電話番号までは署名にある方が受け手に対して親切です。
パソコンだと送信ソフトの設定、iPhoneやアンドロイドなどスマートフォンでは機器の設定で署名を入れる欄があるので、基本設定に入れておくとよいでしょう。

3.前のメールの文章を残す。

多くのメールをやり取りしていると誰と何の話をしているのか分からなくなるので、送られてきたメールの文章は消さずにそのまま残してほしいです。※iphoneやgmailの設定で消えているのかもしれません。設定を見返してみてください。
(i-modoケータイなどの時には、前の文章を消すのがマナーと言われていた時代もありましたね。)

4.パソコンメールを利用する。

そもそもの違和感の原因は、パソコンを使わない学生が増えていることにありました。

ビジネスメールの基本はパソコンメールなので、スマホから送られたメールは改行の関係で読みづらいです。スマホよりタブレッド、タブレッドよりパソコンを使ってメールを送ってください。

(PC→スマホも読みづらいですよね。私が学生の頃に社会人の方からパソコンからガラケーを頂いたのですが、15文字ぐらいで改行がされていたのが読みづらかったのを覚えています。)

キャリアメールのアドレス(@ezweb.ne.jp,@docomo.ne.jp 他)は、ビジネスメールでは避けたほうが無難です。添付ファイルが送れなかったり、PCからの返信をブロックしていたり仕事をする上では「信頼がないアドレス」です。(大学のアカウントメールやgmailなどを取得するほうがいいですよ。
パソコンが大学にしかない場合もあると思います。自分のキャリアメールも一緒にCcに入れる又はキャリアメールに転送するように設定することで返信に気づけます。

5.Cc.の入っている人にはCc.を入れて返す。

意図的にその人だけに話をしたいわけではないければ、 皆にCc.を入れている人にはCc.を入れたまま返信をしてください。
一緒に業務をしているチームメンバーだったり、フォローをしてくれている方だったりします。

 

業界によって、会社によって、人によって違う文化があるので、絶対正しい、これ以外はありえないと言うつもりはないですが、少し頭に入れておいてほしいと思って学生さんには伝えましたが、なかなか簡潔に書くのは難しく、今でも署名を忘れるし、私自身に宛てたメッセージでもあります。